Świadectwo pracy: co musi zawierać, terminy i sprostowanie

Aktualizacja: 8 października 2026

Świadectwo pracy to dokument, który pokażesz w urzędzie pracy, u nowego pracodawcy i kiedyś w ZUS. Jeden źle wpisany wiersz potrafi opóźnić zasiłek o 3 miesiące, dlatego warto sprawdzić je od razu po odbiorze.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Zasady są w art. 97 Kodeksu pracy. Pracodawca wydaje świadectwo w dniu, w którym kończy się stosunek pracy, jeśli nie planuje zatrudnić Cię ponownie w ciągu 7 dni. Nie musisz o nie prosić.

• Ostatni dzień umowy to termin podstawowy. Świadectwo możesz odebrać osobiście albo przez osobę, którą upoważnisz (upoważnienie może być papierowe lub elektroniczne).
• 7 dni dostaje pracodawca, gdy z przyczyn obiektywnych nie da się wręczyć świadectwa w ostatnim dniu, np. nie ma Cię w pracy. Wtedy wysyła je pocztą albo doręcza w inny sposób.
• Kolejna umowa w ciągu 7 dni z tym samym pracodawcą oznacza, że świadectwo dostaniesz tylko na wniosek, w ciągu 7 dni od jego złożenia.

Pracodawca nie może wstrzymać świadectwa, dopóki nie oddasz laptopa czy karty wejściowej. Kodeks wprost zakazuje uzależniania go od wcześniejszego rozliczenia się z firmą.

Świadectwo może mieć postać papierową albo elektroniczną. Wersja elektroniczna powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub opatrzona kwalifikowaną pieczęcią) po stronie pracodawcy. Zwykły skan wysłany mailem bez takiego podpisu jest tylko kopią, więc poproś wtedy o oryginał.

Co musi zawierać świadectwo pracy?

Szczegółową treść określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1016). Pomocniczy wzór jest załącznikiem do rozporządzenia. Najważniejsze pozycje:

Świadectwo musi też zawierać pouczenie o prawie do sprostowania. Nie ma w nim natomiast oceny Twojej pracy. Do tego służy opinia lub referencje, o które trzeba poprosić osobno.

Tryb rozwiązania umowy: dlaczego to najważniejszy wiersz

Urząd pracy przyznaje zasiłek na podstawie tego, jak skończyła się umowa. Od 1 czerwca 2025 r. reguluje to ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 219 i 220).

Przy porozumieniu stron różnica to 90 dni bez świadczenia, czyli przy stawce podstawowej około 5352 zł brutto. Dlatego sprawdź, czy w świadectwie obok „porozumienia stron” jest wskazana przyczyna leżąca po stronie pracodawcy, np. likwidacja stanowiska lub redukcja etatów. Jeśli tego nie ma, a w porozumieniu było, złóż wniosek o sprostowanie i zabierz do urzędu pracy także samo porozumienie.

Więcej o kwotach i warunkach przeczytasz w artykule o zasiłku dla bezrobotnych w 2026, a o tym, co wynegocjować przed podpisaniem porozumienia, w tekście o odprawie i okresie wypowiedzenia.

Sprostowanie świadectwa pracy krok po kroku

1. Do 14 dni od otrzymania świadectwa złóż pracodawcy wniosek o sprostowanie. Napisz, który wpis jest błędny i jak powinien brzmieć. Zachowaj kopię z datą złożenia albo potwierdzenie nadania.
2. Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku. Jeśli się zgodzi, wydaje Ci nowe świadectwo, a stare niszczy. Jeśli odmówi, musi Cię o tym zawiadomić na papierze lub elektronicznie.
3. Do 14 dni od zawiadomienia o odmowie możesz pozwać pracodawcę do sądu pracy o sprostowanie.
4. Brak odpowiedzi od pracodawcy też otwiera drogę do sądu pracy. Nie zwlekaj z pozwem, bo terminy w tej sprawie są krótkie.

Jeśli sąd przyzna Ci rację, pracodawca ma 7 dni od uprawomocnienia się wyroku na wydanie nowego świadectwa. W sprawach z zakresu prawa pracy pracownik co do zasady nie płaci opłat sądowych, gdy wartość sporu nie przekracza 50 000 zł.

Pracodawca nie wydał świadectwa: co możesz zrobić

• Wezwanie na piśmie. Wyślij je listem poleconym lub mailem z wyznaczonym terminem, np. 7 dni. Często to wystarcza.
• Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy. Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie z art. 282 Kodeksu pracy zagrożone grzywną. Skargę złożysz w okręgowym inspektoracie pracy właściwym dla siedziby firmy, także przez pip.gov.pl.
• Pozew do sądu pracy. Możesz żądać zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa. Jeśli firma już nie istnieje albo nie da się jej pozwać, żądasz ustalenia prawa do otrzymania świadectwa. Oba roszczenia możesz zgłosić do czasu przedawnienia.
• Odszkodowanie. Gdy przez brak świadectwa lub błędy w nim straciłeś(-aś) szansę na pracę, przysługuje Ci odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, maksymalnie za 6 tygodni (art. 99 Kp).

Umowa zlecenie i B2B: czym zastąpić świadectwo pracy

Świadectwo pracy przysługuje wyłącznie po umowie o pracę. Zleceniodawca ani kontrahent na B2B nie mają obowiązku go wydać. Okresy zlecenia i działalności mogą jednak liczyć się do prawa do zasiłku, jeśli była od nich opłacana składka na Fundusz Pracy. Dlatego zbierz inne dowody:

• po umowie zleceniu: umowy i rachunki oraz zaświadczenie od zleceniodawcy z okresem współpracy i podstawą składek; pomocny jest też wykaz składek z Twojego konta na PUE/eZUS,
• po B2B: wydruk z CEIDG potwierdzający wykreślenie lub zawieszenie firmy oraz potwierdzenia opłacenia składek ZUS, w tym na Fundusz Pracy,
• referencje od klienta lub przełożonego, które zastąpią świadectwo w rozmowach z nowym pracodawcą.

Jeśli w praktyce pracowałeś(-aś) jak etatowiec, czyli w stałych godzinach, pod czyimś kierownictwem i w jednym miejscu, możesz w sądzie pracy żądać ustalenia istnienia stosunku pracy. Od 2026 r. taką decyzję może też wydać okręgowy inspektor pracy po kontroli. Po ustaleniu stosunku pracy należy Ci się także świadectwo pracy.